Meestal review ik software. Maar niet iedereen is van de computers. Daarom dit keer een blog over hoe je je administratie op papier kunt doen. Als vrijwilliger bij Humanitas Thuisadministratie help ik mensen om orde te brengen in hun geldzaken. Het liefst doe ik dat digitaal, bijvoorbeeld met Plinkr. Maar ik heb ook cliënten die niet graag achter de computer zitten of zelfs geen computer hebben. Dat kan lastig zijn in een digitaal tijdperk waarin veel via e-mail komt of zelfs opgehaald moet worden in portals zoals MijnOverheid. Maar geen zorgen, met een paar handige tips krijg je ook je papieren administratie op orde!
Hoe begin je?
1. Verzamel alles op één plek
Het begint met een vaste plek in huis voor je administratie. Dit kan een schoenendoos, een lade of een ordner zijn. Als het maar een plek is waar je makkelijk bij kunt en waar alles samenkomt. Doe hier alle papieren in die binnenkomen, zoals rekeningen, brieven van instanties en bankafschriften.
Wat te doen met digitale berichten? Veel dingen komen tegenwoordig digitaal binnen, via de mail of op MijnOverheid. Als je zelf geen computer gebruikt, kun je het volgende doen:
Houd op de telefoon de mail in de gaten. Is er iets wat je moet doen? Pak een blaadje en maak er een aantekening van. Is het een belangrijk document, zoals een contract? Vraag iemand om het document te downloaden en uit te printen.
Voor als je begint met een berg post: Heb je al een hoop ongeopende enveloppen? Geen paniek! Leg de ongeopende post op stapels per afzender. Gooi meteen alle reclame weg; meestal hou je minder dan de helft over. Per afzender maak je alles open. Vaak zitten er meerdere brieven bij die hetzelfde zeggen, zoals herinneringen. Zorg dat je alleen de belangrijke documenten houdt, zoals contracten en brieven waar je iets mee moet doen. De rest kan weg. Waarschijnlijk heb je nu een klein stapeltje over. Dat lucht op!
2. Maak een eenvoudige indeling
Je hoeft geen ingewikkeld systeem te maken. Een paar categorieën zijn al genoeg. Gebruik mappen, enveloppen of tabbladen om deze categorieën te scheiden:
Doen: Brieven waar je nog op moet reageren of die je nog moet betalen. Als je dat gedaan hebt, noteer je de datum en stop je het document in je archief.
Archief: Inkomsten (contracten, jaaropgaven, toeslagen); Wonen: (woningbouwvereniging of hypotheekverstrekker); Zorg (zorgverzekeringen, rekeningen); Schulden (betalingsregelingen) en Overig (alles wat niet in de andere mappen past)
Bewaar alleen wat nodig is
Houd je administratie overzichtelijk door oude papieren weg te gooien. Bewaar alleen wat echt nodig is, zoals:
Belangrijke contracten (bijvoorbeeld huur of energie).
Jaaropgaven en belastingpapieren (minimaal 5 jaar).
Brieven over schulden of betalingsregelingen.
3. Plan vaste momenten voor je administratie
Maak er een gewoonte van om bijvoorbeeld één keer per week je papieren door te nemen. Kijk wat er binnen is gekomen, wat je nog moet doen en wat je kunt opruimen. Zet dit moment bijvoorbeeld in je agenda of koppel het aan een ander vast moment, zoals na het avondeten.
4. Maak een maandbudget
Als je je administratie op orde hebt, kun je makkelijk een overzicht maken van wat er per maand binnenkomt en wat eruit gaat. Maak een onderscheid tussen:
Je inkomsten.
Vaste lasten (zoals huur, energie, verzekeringen).
Losse uitgaven (zoals boodschappen en benzine).
Eventueel aflossen en sparen.
Gebruik hierbij ook je bankapp om transacties van de afgelopen maand door te nemen. Zo heb je een goede check of je alles hebt.
5. Vraag hulp als je iets niet snapt
Soms krijg je post waar je niets van begrijpt. Of zie je niet meer hoe je er financieel uit moet komen. Dat is helemaal oké. Vraag hulp aan iemand die je vertrouwt, zoals een familielid, vriend of buur. Of ga naar een organisatie zoals Humanitas Thuisadministratie. Wij helpen je graag!
Geef een reactie